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Quipux, Sistema de Gestion Documental


Los Sistemas de Información para Gestión Documental se han convertido en herramientas básicas para soportar el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o impresos que se envían y reciben en una organización. Estos sistemas facilitan la gestión de un archivo digital con las siguientes ventajas:

  • Ahorro de espacio físico para almacenamiento de documentos
  • Disminución del riesgo de la perdidas por incendios, robos, inundaciones, otros.
  • Conservación intacta de los documentos a lo largo del tiempo.
  • Acceso inmediato a los documentos independientemente del lugar geográfico
  • Búsqueda de documentos definiendo criterios de acceso de forma flexible y fácil
  • Consulta simultanea de varios lectores
  • Reproducción y envío de documentos obviando el traslado físico
  • Inviolabilidad de la información a través de mecanismos de seguridad digital
  • Minimización de tiempos de distribución y consulta
  • Ahorro de recursos físicos y económicos para gestionar los documentos
  • Disminución de impresión de documentos
  • Apoyo a la conservación del ambiente

 QUIPUX es un sistema de gestión documental. El sistema fue modificado a partir del sistema de gestión documental ORFEO,el cual utiliza tecnologías y estándares abiertos. La Subsecretaria de Informática efectuó modificaciones a la versión original adaptándolas alas necesidades de gestión documental de las entidades de la Administración Pública Central.


Lo que  busca Quipux, es aligerar los procesos de comunicación institucional, tanto interna como externa para agilizar el trabajo de la entidad, evitando el acumulamiento de documentos físicos, utilizando herramientas electrónicas que a su vez mejorarán el desempeño de las Organizaciones.

QUIPUX, gestiona la documentación digital y/o impresa al interior de una entidad, entre entidades y la enviada por la ciudadanía a las instituciones. A continuación se resume la funcionalidad general del sistema:

  • Creación, envío, recepción, almacenamiento y clasificación de memorandos, oficios y circulares y anexos.

  • Búsqueda, recuperación y presentación de documentos, incluido el flujo conforme al orgánico regular.

  • Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadanos) a las instituciones.

  • Organización y clasificación de documentos digitales en carpetas o expedientes virtuales.

  • Control de documentos impresos almacenados en archivos físicos.

  • Recepción, captura e ingreso de documentos impresos.

  • Firma electrónica personal de documentos.

  • Firma manuscrita de documentos impresos desde el sistema.

  • Reportes estadísticos de documentos creados y enviados, tramitados, pendientes, archivados.

  • Almacenamiento permanente y transferencia de archivos o expedientes.

  • Creación compartida de documentos.

  • Administración de instituciones, áreas, carpetas virtuales, numeración y formatos de documentos.

  • Generación de documentos digitales (o para imprimir) en formato PDF

  • Seguridad y auditoria a través de usuarios, perfiles y archivos de auditoria





Comentarios

me gustaria echarle un vistaso a ver que tal

De donde se descarga el software

Me podrian indicar que tengo que hacer para adquir el software

nos gustaria dquuirir el software

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